협업툴 플로우로 공지 '전달률 100%' 만들기
흩어져 있던 메신저 공지와 메일 안내를 한곳에 모아, 전사 공지를 체계적으로 관리하세요.
전사 공지가 흩어지고 있었습니다.
디자인팀은 브랜드, 프로덕트 UI 가이드라인부터 신규 디자인 리소스 공유, 스크린샷 규칙, 프로세스 변경, 그리고 휴가·부재 시 대무자 안내까지 전사에 공유해야 할 정보들을 자주 만들어내는 팀입니다.
하지만 이 많은 내용이 부서별 메시지창·문서·메일 등에 흩어지면서 전 직원이 필요한 정보를 제때 확인하지 못하는 경우가 생겼습니다. 디자인팀 리더 Nara는 이를 문제로 느꼈습니다.
“전 직원이 반드시 알아야 하는 공지는 더 명확하게, 더 체계적으로 전달되어야 합니다.”
그래서 디자인팀은 ‘전사 공지 전용 프로젝트’를 만들었습니다.
전사 대상의 중요한 디자인 리소스 공지를 한 곳에서 관리하기 위해, 디자인팀은 전사 공지 전용 프로젝트를 구축했습니다. 이 프로젝트는 디자인팀이 운영하지만, 그 안에 올라오는 모든 게시물은 회사 전체 직원이 확인하는 공지 채널입니다.
다만 공지의 성격이 모두 동일하지 않기 때문에 우선순위나 공개 시점이 서로 달랐습니다. 따라서 가장 먼저 설정한 것은 바로 ‘상태값 구조’였습니다.
전 직원에게 공지를 전달하기 위해 만든 상태 구조
디자인팀은 전사 공지의 흐름을 명확하게 보여주기 위해 아래와 같은 상태값을 직접 설계했습니다.
🙏 게시예정: 아직 정식 발표 시점이 되지 않은 공지
👩🏻💻 전사공유: 즉시 전 직원이 확인해야 하는 확정 공지
⛔️ 공유중지: 효력이 끝났거나 더 이상 참고하면 안 되는 공지
이 단순한 구조는 매우 강력한 효과를 주었습니다. 예를 들어 디자인 리소스는 최종 검수 후 전사공유 상태로 게시되며, 휴가·부재 공지는 기간 종료 즉시 공유중지 상태로 전환되었습니다.
덕분에 전체 직원들은 프로젝트만 열어도 지금 어떤 공지가 유효한지 직관적으로 확인할 수 있었습니다.
전사가 사용하는 공지 창구로 자리 잡았습니다.
① 전 직원이 필요한 디자인 리소스를 한 곳에서 확인했습니다
가이드 문서, BX 기준, 스크린샷 규칙 등 전 직원을 대상으로 한 필수 문서들이 ‘전사공유’ 상태로 통합 관리되면서 중복 문의가 줄고, 기준이 훨씬 명확해졌습니다.
② 휴가·부재 공지가 회사 전체에 정확히 전달되었습니다
디자인팀 구성원의 휴가나 부재 정보는 타 부서와 협업할 때 중요한 정보입니다. 프로젝트 안에 전사공유 → 공유중지 흐름이 생기면서 전 직원이 최신 상태만 확인할 수 있었습니다.
③ 프로세스 변경 사항이 전사에 일관되게 공유되었습니다
협업에 필요한 가이드라인이나 절차 변경 공지는 게시예정 → 전사공유 순서로 공개되며 모든 직원이 동일한 내용을 동일한 시점에 확인할 수 있었습니다.
전사 공지가 ‘한 곳에서 흐르는 구조’가 만들어졌습니다.
프로젝트 기반의 전사 공지 방식은 디자인팀이 의도한 대로 회사 전체에 일관된 공지 흐름을 만들었습니다.
전 직원은 프로젝트를 열어보기만 해도 아래 3가지를 빠르게 파악할 수 있게 되었습니다.
지금 확인해야 하는 공지
곧 게시될 예정 공지
더 이상 유효하지 않은 공지
전사 공지는 단순한 알림이 아니라 회사 운영의 기준이 되는 정보입니다. 프로젝트 하나로 그 흐름을 명확하게 만들 수 있었습니다.
마무리하며
전사 공지 방식은 회사의 정보 흐름을 크게 좌우합니다. 전사 구성원이 확인하는 공지 구조를 만들면 공지 전달의 품질과 신뢰도는 자연스럽게 높아집니다.
플로우의 상태 설정 기능은 팀 특성과 회사 요구를 모두 반영한 맞춤형 공지 시스템을 구축하는 데 큰 강점을 발휘합니다.
Writer & Editor & Graphic: 이나영