쏟아지는 업무 속에서 누락과 지연을 줄이는 방법
업무 스케줄을 체계적으로 관리해 보세요.
업무는 올려두었는데, 왜 자꾸 놓치게 될까요?
업무는 올려두었는데, 왜 자꾸 놓치게 될까요?
고객 여러분을 만나 미팅을 하다 보면 이런 이야기를 자주 듣습니다.
“업무는 다 플로우에 올려두는데, 막상 뭐가 언제까지인지 한눈에 안 보여요.”
실제로 계정을 함께 열어 업무 목록을 살펴보면 공통된 특징이 보입니다. 업무 누락을 막기 위해 반드시 필요한 두 가지 정보가 비어 있는 경우가 많다는 점입니다.
그렇다면 어떤 정보만 챙겨도 업무 누락과 지연을 줄일 수 있을까요? 오늘은 이 두 가지 정보와, 이 정보를 플로우에서 어떻게 활용하면 업무 관리가 훨씬 쉬워지는지 정리해 보겠습니다.
업무 누락과 지연이 반복되는 가장 큰 이유
업무가 자주 밀리거나 놓치는 팀을 살펴보면 비슷한 모습이 자주 보입니다. 업무 자체는 모두 등록되어 있지만, 담당자나 마감일이 비어 있는 경우가 빈번하다는 점입니다. 심지어 두 정보가 모두 비어 있는 경우도 많습니다.
마담당자가 없으면 누가 책임지는지 불분명해져 서로 미루게 되고, 마감일이 없으면 우선순위에서 밀려 계속 뒤로 밀립니다. 이 두 가지 정보가 없으면 업무는 단순한 메모와 다를 바 없습니다.결국 업무 누락과 지연의 원인은 업무를 올리지 않아서가 아니라, 관리 가능한 형태로 올리지 않았기 때문입니다.
스케줄 관리의 시작, '담당자'와 '마감일' 입력
업무 관리를 복잡하게 시작할 필요는 없습니다. 업무를 등록할 때 '누가(담당자)','언제까지(마감일)' 할 것인지만 입력해도 충분합니다. 담당자와 마감일이 입력되는 순간, 단순한 텍스트가 관리 가능한 일정으로 바뀌고 책임과 계획이 명확해집니다.
모든 업무에 마감일을 정하는 게 부담스럽다면, 꼭 필요한 중요 업무부터 입력해 보세요. 플로우는 이 두 가지를 기준으로 업무를 관리하는 데 최적화되어 있어, 담당자와 마감일을 기준으로 업무를 한눈에 파악할 수 있게 됩니다.
매일 아침, 대시보드에서 오늘 해야 할 일 확인하기
담당자와 마감일이 입력된 업무는 플로우를 켜는 순간부터 차이가 느껴집니다. 출근해서 플로우를 열면 가장 먼저 보이는 '대시보드'에서 오늘 해야 할 업무와 이번 주, 이번 달 안에 챙겨야 할 업무가 마감일을 기준으로 정리됩니다.
메모장에 적어둔 업무 리스트를 하나씩 확인하지 않아도, 지금 내가 어떤 일을 먼저 해야 하는지 매일 아침 바로 파악할 수 있습니다. 이렇게 마감일을 기준으로 업무를 살펴보면 일정이 가까운 일부터 차례로 챙기게 되고, 그만큼 놓치는 업무도 점점 줄어들게 됩니다.
업무 리스트에서 더 정확하게 관리하기
업무가 많아질수록 업무 리스트를 활용한 관리가 중요해집니다. 업무 리스트에서는 담당자나 마감일 기준으로 업무를 모아 보거나, 우선순위를 필터링해 지금 먼저 처리해야 할 업무만 골라서 확인할 수 있습니다.
예를 들어, 이번 주 안에 내가 마무리해야 할 업무만 정리하고 싶다면, 업무 필터에서 담당자를 '나', 마감일을 '이번 주'로 설정해 해당 업무만 모아서 확인할 수 있습니다. 여기에 우선순위를 함께 설정하면, 같은 기간 안에서도 먼저 처리해야 할 업무를 기준으로 정리할 수 있어 업무 순서를 잡는 데 도움이 됩니다. 이렇게 필터를 활용하면 여러 업무를 하나씩 확인하지 않아도, 지금 집중해야 할 일만 빠르게 파악할 수 있습니다.
공동의 프로젝트를 함께 진행하고 있는 경우에는, 내 업무뿐 아니라 다른 담당자의 일정도 함께 확인할 수 있다는 점이 도움이 됩니다. 담당자를 기준으로 업무를 살펴보면, 같이 진행 중인 일이 언제까지 예정되어 있는지 미리 파악할 수 있어 일정 지연을 늦게 알아차리는 상황을 줄일 수 있습니다.
이메일 알림으로 놓치지 않는 구조 만들기
업무에 마감일을 넣어두었더라도 플로우를 매일 확인하는 습관이 아직 익숙하지 않다면 마감일을 놓치기 쉬워집니다. 이런 경우를 대비해 플로우에서는 이메일 알림을 설정할 수 있습니다.
이메일 알림을 설정해두면 이메일로 주간 리포트와 업무 요청을 받아볼 수 있으며, 주간리포트는 이번 주에 내가 우선적으로 해야 하는 주요 업무와 일정을 요약해서 확인할 수 있습니다.
마무리
업무에 담당자와 마감일을 지정하는 일은, 처음에는 번거롭고 별것 아닌 것처럼 느껴지기 쉽습니다. 특히 플로우를 막 쓰기 시작한 단계라면, 업무를 올리는 것만으로도 충분하다고 생각해서 이 부분을 쉽게 지나치게 됩니다. 하지만 업무가 쌓이기 시작하면, 이 두 가지가 업무 누락과 지연을 가르는 차이가 될 수 있습니다.
담당자와 마감일을 함께 정하는 일은 생각보다 중요한 출발점입니다. 오늘 진행 중인 업무부터 이 기준을 하나씩 적용해 보셔도 좋겠습니다.
Writer & Graphic 이연주