반복되는 게시물을 효율적으로 작성하는 방법
더이상 반복되는 게시물로 시간 낭비하지 마세요!
주간 공지, 회의 안내, 정기 점검 알림처럼 내용은 거의 같은데 제목과 날짜만 바뀌는 글을 매번 처음부터 다시 쓰고 계신가요? 예전에 잘 써 둔 게시물이 있어도, 다시 찾고 복사해서 내용을 고치는 데까지 은근히 시간이 걸리다 보면 “글 작성 시간을 조금이라도 줄일 수 없을까?” 하는 생각이 자연스럽게 들게 됩니다.
프로젝트가 여러 개로 나뉘어 있으면 비슷한 글을 여기저기에서 반복해서 작성하게 되고, 관리자는 점점 더 글 관리에 시간을 빼앗기게 됩니다.
플로우에는 이런 반복되는 게시물 작성을 줄여 주는 기능들이 이미 여러 가지 준비되어 있습니다. 이번 글에서는 이런 기능들을 어떻게 함께 사용하면 반복 작업을 더 빨리, 덜 피곤하게 처리할 수 있는지에 집중해 보겠습니다.
반복되는 게시물을 줄이는 세 가지 방법
반복해서 쓰는 게시물을 줄이는 방법은 크게 세 가지로 나눌 수 있습니다.
자주 쓰는 글은 양식으로 만들어
상단에 고정해 두고 복사해서 쓰는 것같은 내용이 정기적으로 반복된다면
자동으로 올라가도록 설정해 두는 것프로젝트 단계에서
템플릿으로 만들어 두는 것
이 세 가지를 잘 활용하면, 반복되는 게시물을 매번 새로 작성하는 횟수가 눈에 띄게 줄어듭니다. 아래에서는 각각을 어떤 상황에서 어떻게 쓰면 좋은지 순서대로 살펴보겠습니다.
자주 쓰는 글은 양식으로 만들어 상단 고정, 복사해서 쓰기
자주 쓰는 글은 양식화하여 상단 고정
가장 먼저 할 수 있는 정리는 “자주 쓰는 글을 양식으로 만드는 것”입니다. 회의록, 주간 보고, 결과 보고, 점검 안내처럼 틀이 비슷한 글은 기준이 되는 글을 하나 정해 두고, 이 글을 프로젝트 상단에 고정해서 모두가 복사해서 쓰도록 하는 방식이 가장 단순하면서도 효과적입니다.
양식을 만들 때는 먼저 실제로 현장에서 가장 많이 쓰이는 글을 기준으로 삼는 것이 좋습니다. 이미 팀에서 “잘 썼다”고 느꼈던 회의록이나 보고서를 골라 불필요한 내용은 조금 덜어내고, 앞으로도 계속 필요할 항목만 남겨 양식으로 정리합니다.
그다음 이 게시물을 프로젝트 상단에 고정해 두고, 팀원들에게 “회의록은 이 글을 복사해서 쓰면 됩니다”, “주간 보고는 이 양식을 기준으로 작성해주세요”처럼 안내하면 자주 쓰는 글의 형식이 빠르게 통일됩니다.
💡Tip! AI로 글 양식 만들기양식을 처음 만들 때는 AI 글작성 기능을 함께 쓰면 더 편합니다. “주간 마케팅 보고 양식”, “신규 입사자 온보딩 체크리스트 양식”처럼 목적을 적어 주면, AI가 쓸 만한 항목과 구조를 제안해 주기 때문에 그중 우리 팀에 맞는 항목만 골라 이름을 조금 고치고 저장해 두면 됩니다.
제목 하나도 안 바뀌는 글은 반복 등록으로 자동 올리기
양식과 복사로 “형식은 같고 내용은 조금씩 다른 글”을 정리했다면, 이제는 “형식도 내용도 그대로인데 주기적으로 또 올라가야 하는 글”을 정리할 차례입니다. 매월 같은 문구로 나가는 정기 공지, 분기마다 반복되는 안내문, 매주 같은 시간에 열리는 회의 일정처럼 제목과 본문을 그대로 재사용할 수 있는 게시물이 여기에 해당합니다.
이럴 때 사용할 수 있는 기능이 반복 등록입니다. 기준이 되는 게시글을 만들어 두고, 이 글이 올라갈 주기와 종료 시점을 설정해 두면 정해진 일정에 맞춰 같은 글이 자동으로 등록됩니다.
글, 업무, 일정, 할 일 게시글에 모두 반복 등록을 적용할 수 있어서, 예를 들어 매주 목요일 15시 회의 일정을 자동으로 올리거나, 매달 말일에 같은 내용의 점검 안내 업무를 등록해 두는 식으로 활용할 수 있습니다.
업무 게시글이라면 반복 등록할 때 담당자와 마감일도 함께 정해 둘 수 있어, 매번 같은 사람에게 같은 업무를 다시 배정하는 수고를 줄일 수 있습니다. 프로젝트 안의 반복 등록 탭에서는 어떤 글이 반복 설정되어 있는지 한 번에 확인할 수 있고, 내용 수정이나 반복 종료도 나중에 언제든지 조정할 수 있습니다.
프로젝트 단계에서 템플릿으로 만들어 두기
분기마다 열리는 목표·회고 프로젝트, 기수마다 운영하는 온보딩·교육 프로젝트, 캠페인만 바뀌고 구조는 비슷한 마케팅 프로젝트처럼 일정 기간 운영했다가 종료하고, 비슷한 구성으로 다시 새로 만들어야 하는 프로젝트가 여기에 해당합니다. 이런 경우에는 프로젝트 안에 있는 게시물들도 자연스럽게 비슷한 패턴으로 반복됩니다.
이때 활용하기 좋은 것이 프로젝트 템플릿입니다. 프로젝트를 만들어 두고, 그 안에 꼭 필요한 공지·양식·보고용 게시물을 기본으로 정리해 둔 뒤, 이 프로젝트를 우리 회사 템플릿으로 저장해 두는 방식입니다. 그러면 다음 분기, 다음 기수, 다음 캠페인 때는 템플릿을 선택해 새 프로젝트를 만들고 제목과 기간만 고쳐 쓰면 되기 때문에, 같은 내용의 게시물을 다시 만드는 횟수가 크게 줄어듭니다.
프로젝트 템플릿을 만들 때는 다음 정도만 기억해 두시면 충분합니다.
“항상 같은 방식으로 운영하는 프로젝트”를 먼저 골라 템플릿 후보로 삼기
이 프로젝트에서 매번 필요했던 게시물만 골라 템플릿에 포함시키기
템플릿 이름과 간단한 설명을 우리 회사 말로 적어 두어, 누가 봐도 용도가 보이게 만들기
프로젝트 템플릿으로 저장하면 해당 프로젝트 안에 있는 게시물 최대 50개까지 그대로 가져올 수 있어서, 다음 분기나 다음 기수에 새 프로젝트를 만들 때 이 템플릿을 선택하면 게시물 구조 전체가 한 번에 세팅됩니다.
상황별 정리
상황 | 추천 기능 | 예시 |
|---|---|---|
형식은 비슷하지만 내용(날짜·수치·담당자 등)은 | 상단 고정한 양식을 복사해서 사용 | 주간 회의록, 주간·월간 업무 보고, 점검 결과 보고 |
제목과 본문을 한 글자도 고치지 않고, 같은 글을 | 반복 등록 | 매월 같은 문구의 정기 안내, 마감일 리마인드, 매주 같은 시간의 회의 일정 |
분기·기수·캠페인처럼 | 프로젝트 템플릿 | 분기별 목표·회고 프로젝트, 기수별 온보딩·교육, 반복되는 마케팅 캠페인 프로젝트 |
바로 실천해 보시려면 오늘부터 딱 세 가지만 골라 보셔도 좋겠습니다.
팀에서 가장 자주 쓰는 글 한 가지를 정해 양식으로 만들고 상단 고정해 두기
제목과 내용이 늘 비슷해서 복사해 쓰던 글 한 가지를 반복 등록으로 바꾸기
분기나 기수마다 반복되는 프로젝트 한 개를 골라 다음에 쓸 수 있도록 템플릿으로 저장하기
이렇게 작은 것부터 정리해 두면 “또 비슷한 글을 처음부터 쓰고 있다”는 생각이 점점 줄어들고, 중요한 내용과 결정에 집중할 수 있는 시간이 조금씩 늘어납니다. 플로우가 준비해 둔 기능들을 우리 팀 방식에 맞게 한 번씩만 손봐 두면, 훨씬 효율적인 업무 환경을 만들 수 있을 것입니다.
Writer & Editor 이연주 / Graphic 김유리