나만의 업무 방식대로 플로우를 세팅할 수 있어요.
나만의 업무 루틴에 맞게 더 효율적으로 업무 환경을 만들어보세요.
일을 하다 보면 누구나 자신의 루틴이 생깁니다. 아침에 플로우를 켜면 늘 먼저 들여다보는 프로젝트가 있고, 하루에도 몇 번씩 찾아보는 문서나 사이트가 있습니다. 쓰다 보면 손이 먼저 가는 길이 자연스럽게 생기는데, 어느 순간 이런 생각이 들죠.
“내 방식대로 조금만 더 편하게 볼 수 없을까?”
플로우는 기본 화면도 충분히 잘 갖춰져 있지만, 내가 일하는 순서와 꼭 맞게 세팅되어 있는 건 아닙니다. 그래서 초반에 몇 가지 기능만 내 루틴에 맞게 배치해두면 훨씬 편하게 쓸 수 있습니다. 오늘 소개할 기능은 플로우를 나에게 맞게 세팅할 수 있는 가장 기본적이면서도 효과적인 5가지 방법입니다.
대시보드 바로가기
여러분은 출근하자마자 늘 먼저 켜는 사이트나 프로젝트가 있으신가요?
어떤 분은 구글 드라이브를 먼저 열어보고, 어떤 분은 플로우의 업무 프로젝트를 먼저 확인하곤 합니다. 일하다 보면 습관처럼 들여다보는 공간이 자연스럽게 생기기 마련입니다.
이럴 때 가장 편한 기능이 대시보드 바로가기입니다. 플로우를 켜자마자 가장 먼저 보이는 영역으로, 이름 그대로 원하는 곳으로 바로 이동할 수 있는 버튼입니다. 자주 찾는 사이트나 프로젝트, 내부 시스템 링크를 바로가기에 올려두면 늘 찾아 들어가던 과정을 건너뛰고 바로 열 수 있습니다.
회사 차원에서 특정 사이트나 링크를 공통 바로가기로 지정하고 싶을 때는 관리자가 전체 구성원에게 한 번에 적용할 수도 있습니다. 회사 공용 계정들의 정보가 정리된 문서나, 매뉴얼·지침서·공지사항 프로젝트처럼 모두가 자주 참고하는 자료를 바로가기로 두면 특히 편리합니다.
대시보드 위젯 세팅하기
아침에 플로우를 켜면 어떤 정보를 가장 먼저 확인하고 싶은지는 부서∙역할마다 다릅니다. 관리자는 요청해둔 업무가 어디까지 진행됐는지를 먼저 살펴야 할 때가 많고, 실무자는 내가 오늘 처리해야 하는 업무나 이번 주에 마감할 일들을 먼저 체크해야 손이 바로 움직이죠. 또, 영업팀은 오늘 누구를 만나야 하는지 캘린더를 먼저 확인해야 하루가 정리되죠.
대시보드는 이런 정보들을 한 화면에서 모아볼 수 있는 일종의 현황판인데, 어떤 위젯을 위쪽에 두느냐에 따라 플로우를 켰을 때 가장 먼저 보게 되는 내용이 달라집니다.
예를 들어 오늘 해야 할 업무가 가장 중요하다면 ‘내가 담당한 업무’ 위젯이 앞쪽에 있어야 하고, 내가 요청해둔 업무의 진행이 더 신경 쓰인다면 ‘내가 요청한 업무’ 위젯이 눈에 잘 띄는 자리에 있어야 합니다. 메시지나 알림을 자주 확인해야 하는 분에게는 ‘채팅’이나 ‘미확인 알림’ 위젯이 실용적입니다.
프로젝트 즐겨찾기
프로젝트가 많아지면 내 프로젝트 목록이 금방 복잡해집니다. 그중에서도 하루에 여러 번 들어가는 프로젝트는 따로 관리하는 편이 훨씬 수월하죠. 즐겨찾기는 자주 사용하는 프로젝트를 프로젝트 상단에 고정해두는 기능입니다.
별(⭐️) 표시만 누르면 해당 프로젝트가 리스트의 가장 위쪽에 고정되는데, 이 정도만으로도 스크롤하며 찾는 시간이 크게 줄어듭니다. 영업팀이라면 주요 거래처 프로젝트, 인사팀이라면 채용 프로젝트, 디자이너라면 요청이 자주 들어오는 디자인 프로젝트를 즐겨찾기해 두는 식으로 활용할 수 있습니다.
또 대시보드에 ‘내 프로젝트’ 위젯을 두면, 즐겨찾기한 프로젝트를 프로젝트 화면으로 이동하지 않고도 첫 화면에서 바로 확인할 수 있어 훨씬 편합니다. 즐겨찾기는 개수 제한은 없지만 보통 10개 내로 정리해두는 것이 가장 좋습니다.
프로젝트 색상 설정하기
프로젝트가 많아지면 이름만 보고는 어떤 성격의 프로젝트인지 바로 구분하기 어려울 때가 있습니다. 이럴 때 유용한 방법이 색상 구분입니다. 프로젝트를 색상으로 지정해두면 수많은 프로젝트를 빠르게 보더라도, 어느 팀의 업무인지, 어떤 목적의 프로젝트인지 짚어낼 수 있습니다.
예를 들어 디자인팀은 주황색, 영업팀은 파란색, 내부 공지 관련 프로젝트는 빨간색처럼 나눠두면 색만 봐도 대략적인 성격이 바로 떠오릅니다. 단순하지만 시각적으로 한 번에 구분되기 때문에 여러 프로젝트를 동시에 관리할 때 특히 도움이 됩니다.
프로젝트 뷰 설정하기
프로젝트 목록을 어떻게 보는 게 편한지는 사람마다 조금씩 다릅니다. 어떤 분은 한눈에 많은 프로젝트가 보여야 익숙하고, 어떤 분은 각 프로젝트가 어떤 성격인지 시각적으로 구분되는 게 더 중요하죠. 이럴 때 활용할 수 있는 기능이 프로젝트 뷰 설정입니다.
프로젝트를 리스트형으로 보면 각 항목이 세로로 얇게 정렬되기 때문에 한 화면에서 더 많은 프로젝트를 확인할 수 있습니다. 프로젝트 수가 많은 팀이나, 여러 업무를 동시에 살펴봐야 하는 역할이라면 리스트형이 더 효율적일 수 있습니다.
반대로 바둑판형은 각 프로젝트가 카드처럼 보이기 때문에 색상이나 구분 요소가 더 또렷하게 드러납니다. 시각적으로 정돈된 형태라 성격이 다른 프로젝트들을 빠르게 인지하기 좋고, 색상을 기준으로 구분해둔 경우에는 더 효과적으로 사용할 수 있습니다.
프로젝트 폴더
프로젝트가 20개를 넘기기 시작하면 업무가 많아서가 아니라, “어디에 뭐가 있었더라?” 하는 혼란이 자주 생깁니다. 이때 폴더를 만들어 프로젝트를 묶어두면 정리하기 훨씬 수월해집니다.
팀별, 주제별, 기간별 등 원하는 기준으로 폴더를 나눌 수 있고, ‘미분류’에 쌓여 있는 프로젝트들만 따로 모아 정리할 수도 있습니다.
마무리
플로우는 기본 화면만으로도 충분히 사용할 수 있지만, 몇 가지 설정을 나에게 맞게 조정해두면 하루의 흐름이 훨씬 편안해집니다. 자주 여는 정보는 앞에 꺼내두고, 프로젝트는 보기 좋은 방식으로 정리하고, 구분하기 쉬운 색을 지정해두는 정도만으로도 화면이 한결 쓰기 좋아지죠.
오늘부터 여러분의 업무 루틴에 맞게 한두 가지씩만 바꿔보세요. 작은 조정이지만, 더 효율적인 업무 환경을 만드는 데 충분한 시작이 됩니다.
Writer & Editor 이연주 / Graphic 최소윤