ClickUp이 어렵다고 느껴지는 이유, 커스터마이징 때문일까?
Notion까지 함께 살펴보는 ‘자유도 높은 협업툴’의 장단점과 운영 관점 선택 기준
커스터마이징이 강점인 제품, 왜 현장에서는 어려워질까?
조직에서 업무 관리툴을 고를 때, 흔히 먼저 보는 기준은 “얼마나 자유롭게 커스터마이징할 수 있는가?”입니다.
우리 팀에 맞게 구조를 만들 수 있다면, 업무도 자연스럽게 잘 돌아갈 것처럼 느껴지기 때문입니다.
실제로 Notion과 ClickUp은 이런 기대를 가장 잘 충족하는 대표적인 협업툴입니다.Notion은 문서와 데이터베이스를 자유롭게 설계할 수 있고, ClickUp은 프로젝트 관리 구조를 매우 세밀하게 설정할 수 있습니다.
하지만 현장에서 자주 들리는 이야기는 조금 다릅니다.
“처음엔 좋아 보였는데, 시간이 지날수록 관리가 어려워졌다.”
“결국 팀마다 쓰는 방식이 달라졌다.”
이 글에서는 자유도가 높은 협업툴이 왜 ‘어렵다’고 느껴지는지, 그 어려움이 단순한 사용법 문제가 아니라 운영 문제인 이유, 그리고 플로우가 왜 ‘완전한 자유’가 아닌 다른 방향을 선택했는지를 비교해 정리했습니다.
어려워지는 이유는 ‘기능’이 아니라 ‘운영’
Notion이나 ClickUp이 어렵다고 느껴지는 이유는 기능이 복잡해서라기보다, 툴을 어떻게 운영할지에 대한 기준이 없기 때문인 경우가 많습니다.
여기서 말하는 ‘운영’이란 다음과 같은 것들입니다.
우리 조직은 업무를 어떤 단위로 관리할 것인지
업무 상태는 누가, 언제, 어떤 기준으로 바꾸는지
새로 들어온 사람은 어디부터 보면 되는지
팀이 늘어나도 같은 방식으로 계속 사용할 수 있는지
자유도가 높은 협업툴일수록 이 기준들을 제품이 아니라 조직이 직접 정해야 합니다.
자유도가 ‘운영 난이도’로 바뀌는 순간
1. 팀마다 쓰는 방식이 달라질 때
ClickUp에서는 프로젝트 구조, 상태값, 필드, 자동화까지 거의 모든 것을 팀이 직접 설계할 수 있습니다.
Notion 역시 문서 구조와 데이터베이스를 팀마다 다르게 만들 수 있습니다.
문제는 팀이 늘어날수록 관리 포인트가 제각각으로 복잡해 질 수 있다는 점입니다. 이 순간부터 협업툴은 전사 공통 언어가 아니라 팀별 도구가 됩니다.
2. 설정과 관리 자체가 ‘업무’가 될 때
ClickUp의 간트차트, 시간 추적, 목표 관리, 자동화 기능은 프로젝트 관리가 중요한 팀에게는 강력한 무기입니다.
하지만 PMO나 전담 운영자가 있는 조직이라면 감당할 수 있지만, 전사 단위로 확산될수록 부담이 커질 수 있습니다.
즉, 협업툴을 쓰기 위해 협업툴을 관리하는 역할이 필요해집니다.
3. 새로 들어온 사람이 적응하기 어려울 때
자유도가 높은 툴은 이미 익숙한 사람에게는 효율적이지만, 처음 쓰는 사람에게는 설명 없이는 이해하기 어렵습니다.
“이 상태는 언제 쓰나요?”
“이 프로젝트 구조는 왜 이렇게 되어 있나요?”
결국 별도의 가이드 문서와 교육 시간이 필요해지고, 온보딩 비용은 계속 누적됩니다.
4. 소통이 다시 흩어질 때
Notion은 지식과 문서를 정리하는 데 강점이 있지만, 업무용 메신저 역할까지 완전히 대체하기는 어렵습니다.
ClickUp에도 채팅 기능이 있지만, 조직 전체의 소통을 하나로 묶기 위해서는 명확한 사용 규칙과 운영 기준이 필요합니다.
그래서 현실에서는 다시 메일, 메신저, 카카오톡, 협업툴이 섞여 쓰이는 상황이 반복됩니다.
실제 ‘필요한 만큼’ 커스터마이징하는 플로우
플로우는 모든 것을 고정해 둔 규격화된 협업툴도, 모든 구조를 사용자가 처음부터 설계해야 하는 도구도 아닙니다.국내 조직 성향에 맞게, 업무 운영에 꼭 필요한 영역은 유연하게 열어두되, 업무가 흩어지지 않도록 핵심 구조는 유지하도록 설계되었습니다.
1. 업무 상태 커스터마이징 (최대 10단계)
플로우에서는 업무 상태를 프로젝트 성격에 맞게 최대 10단계까지 직접 설정할 수 있습니다. 팀의 실제 업무 흐름에 맞게 상태 이름과 개수를 조정할 수 있습니다.
이는 업무를 어떤 흐름으로 관리할 것인가라는 운영 지점을 팀이 직접 선택할 수 있다는 의미입니다.
기획 → 제작 → 검수 → 배포
대기 → 진행 → 내부검토 → 수정 → 완료
요청 → 검토 → 진행 → 1차 검수 → 2치 검수 → 생산 → 테스트 → 완료 → 완료 / 보류
2. ‘업무 모아보기’의 사용자 맞춤 구성
플로우의 업무 모아보기에서는 프로젝트 성격에 따라 필요한 요소만 선택할 수 있습니다.
체크 항목: 반복 업무, 완료 여부 관리
숫자 항목: 수량, 회차, 점수 등 정량 관리
메모 항목: 특이사항, 간단한 상황 공유
운영팀은 체크 중심으로, 기획팀은 메모 중심으로, 관리생산 업무는 숫자 중심으로,
즉, 같은 도구 안에서 서로 다른 업무 화면을 구성할 수 있습니다.
3. ‘조직 운영’ 측면을 고려한 유연한 자유도
플로우는 상태와 업무 화면은 조정할 수 있지만, 다음과 같은 구조는 흔들리지 않게 유지합니다. 조직 운영을 고려하는 선에서 허용되는 유연성에 가깝습니다.
업무는 항상 프로젝트 안에서 관리
소통과 파일은 업무·프로젝트 맥락과 연결
개인 할 일과 프로젝트 업무가 자동으로 연결
읽음 여부와 변경 이력이 업무 기록으로 남음
ClickUp과 플로우의 자유도는 성격이 다릅니다.
ClickUp의 자유도 | 플로우의 자유도 |
|---|---|
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Notion은 지식을 정리하고, 플로우는 일을 관리합니다.
실제로 Notion으로 지식과 문서를 관리하고, 플로우로 실행과 협업을 관리하는 조합을 선택하는 팀도 적지 않습니다.
정책 문서
가이드
기획 산출물
지식 관리
Notion은 여전히 강력한 협업툴입니다. 문서, 지식 관리라는 강점이 분명 존재합니다.
자유도보다 중요한 것은 ‘지속 가능성’
업무툴 사용의 자유도는 분명 매력적인 요소입니다. 하지만 전사 협업에서는 자유도가 곧 운영 책임으로 이어집니다.
누가 관리할 것인지
얼마나 오래 유지할 수 있는지
새로 온 사람도 같은 방식으로 쓸 수 있는지
이 질문에 답할 수 없다면, 자유도는 장점이 아니라 부담이 됩니다.
'얼마나 많이 바꿀 수 있는가?'보다 '얼마나 오래, 안정적으로 함께 쓸 수 있는가?'
플로우는 완전한 규격화도, 무제한 자유도도 아닌 ‘운영을 전제로 한 커스터마이징’이라는 선택을 했습니다.
조직에 필요한 툴을 선택해야 할때, 기준을 한번쯤 점검하는것이 필요합니다.
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Writer & Editor 이나영 / Graphic 진화정